今回はMicrosoft Power Automate for Desktopについて紹介します。特に事務や経理などの間接部門の皆さんにとって非常に役立つツールです。

Power Automate for Desktopとは？

Microsoft Power Automate for Desktop（以下、PAD）は、日常業務の自動化を助けるためのツールです。例えば、定型業務の効率化、エラーミスの削減、そして作業時間の短縮を実現できます。難しいプログラミング知識は不要で、直感的に操作できるのが魅力です。
現在(2024/6/10時点)、一部機能を除きWindows10以降のユーザーは無料で使用できます。

どんなことができるの？

具体的には、次のような作業を自動化できます。

• 定期的なデータ入力
• ファイルの整理や移動
• 定型的なメール送信
• ウェブからのデータ取得

これらは一例に過ぎませんが、PADを使えば、手間のかかる作業を簡単に自動化できます。

実際の使用例

具体的な使用例をいくつか紹介します。

例1: 定期的なデータバックアップ

多数の重要なデータをバックアップするフローを設定しておけば、手動で行う手間が省けます。例えば、特定のフォルダ内のファイルをクラウドストレージに自動的にコピーするように設定できます。
1件１件手作業で行っていた繰り返し作業が１ボタンクリックで済みます。

例2: 請求書の自動作成と送信

毎月の請求書作成は、手間がかかる作業ですよね。PADを使えば、必要なデータを基に自動で請求書を作成し、顧客に送信することができます。

例3: ウェブデータの自動収集

特定のウェブサイトから定期的にデータを収集する場合も、PADが役立ちます。例えば、株価情報や天気予報など、定期的にチェックする情報を自動で収集し、朝のレポート作成が自動できます。
※ウェブサイトからのデータを収集することが禁止されているサイトもあるので注意してください。

導入のステップ

それでは、PADを導入するための基本的なステップを見ていきましょう。

※お勤め先によっては導入に制限がある場合があるかもしれませんので、情報システム部門などの担当者にご確認ください。

1. インストール

まずはPADのインストールです。Microsoft Storeからインストールします。検索ボックスにてPowerAutomate を入力し検索すると、Power Automateの画面が表示されます。
ダウンロードを行い、ダウンロードアプリを実行し画面の指示に従いインストールしてください。

※ここでのPower Automate表記はDesktopが省略されていますがはPADと同じ物です。

2. ログイン

インストールが完了したら、PADを起動しMicrosoftアカウントでログインします。

3. フローの作成

次に、実際にフローを作成します。フローとは、一連の自動化プロセスのことです。以下に、簡単なフローの例を紹介します。

フローの例：毎朝の報告書作成

1. Excelファイルからデータを取得: 前日の業績データをExcelから読み取ります。
2. データを整理: 読み取ったデータを必要な形式に整えます。
3. メール送信: 整えたデータをメールに添付し、上司に送信します。

このフローを設定することで、毎朝の報告書作成が自動化されます。

実際にはどのエクセルを読み込みか、データの形式生成の設定、送信先メールアドレスの設定など詳細な設定が必要となります。PADのチュートリアルなどで設定方法を確認してください。

4. デバッグとテスト

フローを作成したら、実際に動かしてみましょう。エラーが出た場合は、デバッグ機能を使って原因を特定し、修正します。

まとめ

Microsoft Power Automate for Desktopは、事務や経理などの間接部門の皆さんにとって強力なツールです。日常業務の自動化により、業務効率が大幅に向上します。最初は少し慣れが必要かもしれませんが、一度使い方を覚えれば、その便利さに驚くことでしょう。

ぜひ、皆さんもPADを試してみてください。業務の自動化が、きっと皆さんの仕事を楽にしてくれるはずです。それでは、素晴らしい自動化ライフを！