日々仕事をしていく中で「タスク管理」はとても重要ですよね。
私もどのようにしてタスク管理をしていけば、作業漏れを無く仕事をしていけるか、どうしたらもっと効率化できるか、日々の課題としております。
そこで、今回はGoogleスプレッドシートの機能を使ってタスク管理表を作成する方法を紹介いたします。
まず紹介したいのは「テーブル変換」です。
文字の大きさ、上下左右の文字位置が乱雑になっていたりするシートがあるとします。
これを手作業で見やすくするとなると、文字サイズを変更したり、文字を中央揃えにしたり等、結構手間がかかります。
そこで「テーブルに変換」を使います。これがとても便利です。
まずは
①：テーブル形式にしたい範囲を選択。（ここではA1:H21を選択。）
②：表示形式から「テーブルに変換」をクリック。
すると、、、
簡単に見た目を整えたテーブルを作成してくれます！
その他にテーブルをカスタマイズすることができます。
例えば、表のヘッダーの色を変更したり、枠線を入れたりすることも可能です。
条件付き書式についても触れておきます。設定が何気に手間ですが、慣れると便利ですので積極的に使っていきましょう。
テーブルに「状況」があるので、この中の「完了」になっているタスクをグレーアウトにする方法です。
①：表示形式から「条件付き書式」を選択。
②：範囲に適用の右アイコンをクリック。
③：データ範囲の選択でグレーアウトしたい範囲を指定。今回は「A2:H21」を選択し、「OK」をクリック。
④：書式ルールから「カスタム数式」を選択。
今回はF列が「完了」になったらグレーアウトにしたいので、
⑤：「値または数式」に「=$F2="完了"」と入力。
⑥：色をグレーにする。
これで以下のようにF列に完了の文字が入力されるとグレーアウトされます。
条件付き書式で「完了」になっているタスクをグレーアウトにすることができましたが、入力毎に「完了」と入力するは手間ですし、「完了」ではなく「終了」「対応済み」「FIX」等の文字を入力されることもあると思います。
そうなるとせっかく条件付き書式を設定したのに、グレーアウトされなくなってしまいます。
そこで「プルダウン」を設定しておけば、そういったことも気にしなくて済みますので紹介いたします。
①：プルダウンにしたいセルを選択し、右クリックから「プルダウン」を選択する。
②：任意の色へ変更し、「完了」をクリック。
これで以下のように、簡単にプルダウン設定ができます。
最後はタイムラインについて、紹介いたします。
タイムラインとは簡単にいうとガントチャート形式のスケジュールで、こちらも簡単に作成できるので、個人的にとても感動した便利機能です。
①：表タイトルから全選択し、「挿入」からタイムラインを選択する。
タイムラインの作成画面が表示されるので、「OK」を選択する。
すると、以下のようなタイムラインシートが作成されます。
こちらは「開始」と「終了」から表示されているものです。
また、自分が見たい形式へも以下機能を使って変更できます。
こちらは右側の「任意の項目」から変更できます。
②：「日」「週」「月」「四半期」「年」へ変更できます。
③：カードの色
例：「状況」を選択すると各タスクバーにシートの「状況」の色が反映されます。
④：カードの詳細
例：「TODO」を選択すると各タスクバーにTODOの内容が表示されます。
⑤：カードグループ
例：「カテゴリ」を選択すると各カテゴリ毎（営業、プロジェクト管理 等）の表へ変更できます。
今回は「テーブル変換」「条件付き書式」「プルダウン設定」「タイムライン」について紹介いたしましたが、タスク管理としての便利な機能は他にもたくさんあると思います。
今後も新たな便利機能等が登場したら、紹介したいと思います。
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