「今、チームのメンバーはどんな作業をしているんだろう」
「今、分からないことがあるけど質問まで時間がかかってしまう」
そんな「今」の課題を伝えること、解決することに特化した「分報」に挑戦してみました。
日報が「日ごとの報告」、週報が「週ごとの報告」であるように、 分報とは「分ごとの報告」です。
メンバー1人1人個別に専用チャットルームを用意し、任意のタイミングで自由に今作業している内容、困っている内容を書きたいタイミングで自由に書いていきます。
日報では作業者の1日ごとの作業状況を1度だけ報告するのに対し、分報では作業者の自由なタイミングで都度報告するので「その時の作業状況」が見えやすくなります。
私が所属している案件では、1日の間に散発的に作業が発生するため日報よりも細かな作業の可視化が求められていました。更に、 昨今の情勢によりテレワークの実施に伴い、同じオフィスにいなくてもチームメンバーが滞り無く仕事を進められているか、作業進捗の可視化が課題となっていました。
分報では文章の推敲 （すいこう）は最低限に 、情報の整理も書きながら行うことができます。
また、チームで利用しているメインのチャットルームと分けて運用するので、チーム内で共有する重要事項はメインのチャットルームへ、個人の作業は分報へ、とチャットルームの役割を分けて運用できます。
チームへ分報を導入した際のおおまかな手順は下記の通りです。
3番目の手順ですが、分報は「相手に見せること」よりも「自身が発信すること」に重点を置きたいので、分報を閲覧しているメンバーには通知を切ってもらい、任意のタイミングで見てもらえるようにします。
新着通知を切ってもらうことで発信側は見られていることを過度に意識せずに済み、見る側は通知で作業を妨げられることなく、手すきの際に分報チャットルームを見に行くことができます。
また、 導入するにあたってチャットツールは普段から弊社で利用しているGoogle Chatを利用し、チーム内周知のために私個人が導入して実践しました。
分報チャットルームを運用するうえで決めた大まかなルールは下記の通りです。
実際に導入した時の分報チャットルームの様子です。
分報チャットルームにて分からない事があった時の様子。悩んでいる所へ助けの声が！
分からないことがあったとき、考える際にあらかじめ分報へ書き込んでいると詳しい方からのアドバイスが来ることがあります。
アウトプットのハードルを下げるためにゆるい発信も行います。
4か月ほど利用して感じた良かった点、改善点です。
