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分報に挑戦してみた~細かいアウトプットで作業の可視化~

「今、チームのメンバーはどんな作業をしているんだろう」
「今、分からないことがあるけど質問まで時間がかかってしまう」

そんな「今」の課題を伝えること、解決することに特化した「分報」に挑戦してみました。

分報とは

日報が「日ごとの報告」、週報が「週ごとの報告」であるように、 分報とは「分ごとの報告」です。

メンバー1人1人個別に専用チャットルームを用意し、任意のタイミングで自由に今作業している内容、困っている内容を書きたいタイミングで自由に書いていきます。

導入のねらい

作業の可視化

日報では作業者の1日ごとの作業状況を1度だけ報告するのに対し、分報では作業者の自由なタイミングで都度報告するので「その時の作業状況」が見えやすくなります。
私が所属している案件では、1日の間に散発的に作業が発生するため日報よりも細かな作業の可視化が求められていました。更に、 昨今の情勢によりテレワークの実施に伴い、同じオフィスにいなくてもチームメンバーが滞り無く仕事を進められているか、作業進捗の可視化が課題となっていました。

発言のハードルを下げる

分報では文章の推敲 (すいこう)は最低限に 、情報の整理も書きながら行うことができます。
また、チームで利用しているメインのチャットルームと分けて運用するので、チーム内で共有する重要事項はメインのチャットルームへ、個人の作業は分報へ、とチャットルームの役割を分けて運用できます。

実際に導入

導入手順

チームへ分報を導入した際のおおまかな手順は下記の通りです。

  1. 分報についてチーム内で周知する
  2. 分報用のチャットルームを作成し、チームのメンバーをチャットルームへ追加する。
  3. チームのメンバーには分報用チャットルームの新着通知を切ってもらう
  4. 分報チャットルーム内で自由に発信する!

3番目の手順ですが、分報は「相手に見せること」よりも「自身が発信すること」に重点を置きたいので、分報を閲覧しているメンバーには通知を切ってもらい、任意のタイミングで見てもらえるようにします。
新着通知を切ってもらうことで発信側は見られていることを過度に意識せずに済み、見る側は通知で作業を妨げられることなく、手すきの際に分報チャットルームを見に行くことができます。

また、 導入するにあたってチャットツールは普段から弊社で利用しているGoogle Chatを利用し、チーム内周知のために私個人が導入して実践しました。

運用ルール

分報チャットルームを運用するうえで決めた大まかなルールは下記の通りです。

  • 報告頻度に制限を設けず、好きなタイミングで自由に書くこと。
  • 「見てもらう必要がある情報」は分報には書かない。チームの共通チャットルームへ書くこと。
  • 書く内容は自由ですが、 息抜きのような発言は作業に支障が出ないよう程々に。

導入した時の様子

実際に導入した時の分報チャットルームの様子です。

分報チャットルームにて分からない事があった時の様子。悩んでいる所へ助けの声が!
分からないことがあったとき、考える際にあらかじめ分報へ書き込んでいると詳しい方からのアドバイスが来ることがあります。

導入例としては「解決しました!」と言いたかったのですが、残念ながら空振りに終わりました。

アウトプットのハードルを下げるためにゆるい発信も行います。

分報へ投げ込まれるカモとカモの日常風景。カモの絵文字のリアクションが!

導入結果

4か月ほど利用して感じた良かった点、改善点です。

良かった点

  • 分報に書いているうちに作業と課題の整理ができた
    →書いているうちに原因がはっきりすることもしばしば。
  • 投稿を見返すことで、過去の作業を振り返ることができた
    →「あの作業はいつどうやって対応したかな」という疑問をスムーズに解決できるようになりました。
  • チーム内のコミュニケーションが活発になった
    →テレワーク中でもコミュニケーションを欠かさず行うことができました。

改善点

  • 特に報告内容が無いときに話題探しをするようになっていたので、投稿を義務化しないようにする
    →情報収集という点では良いのですが、収集時間が増えないようにする必要があります。
  • (Google Chatの仕様として)書き込むと通知がONに切り替わってしまう
    →手動で通知をOFFにしていただくことで解決しますが、やや非効率でした。

まとめ

  • 分報とは、タイミングにとらわれずに自分の今を報告する制度
  • 自分の作業状況を細かくアウトプットでき、作業を可視化できる
  • アウトプットのハードルを下げ、発言しやすい環境を作ることができる

SURIMI PAN
WRITER:SURIMI PAN
バックエンドとフロントエンドを反復横跳びしている。
できなかった事ができるようになった瞬間が好き。
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